Dynamics 365へのクラウドシフトで営業効率を大幅改善

リース＆ファイナンス、サービス、インベストメント事業の3つの事業セグメントを展開するリコーリース株式会社は、中小企業中心の顧客基盤を持ち、取引社数は40万社にも及びます。日本にある企業の10社に1社が、同社と取引実績があるという、まさに日本の経済を支えている企業です。

同社では、オンプレミスのSFA（営業支援システム）では対応しきれないほど多様化する営業部門からの要望に応えるために、営業支援ツールのDynamics 365へのクラウドシフトを実現しました。従来のオンプレミス環境ではどうしても対応が遅れてしまうバージョンアップにリアルタイムで対応でき、常に最新の機能を取り入れた営業支援システムの運用が可能になりました。他のMicrosoft製品との親和性も極めて高いDynamics 365。コロナ禍による初めてのフルリモート作業にもかかわらず、オンプレミスのDynamics CRMからDynamics 365へクラウドシフトに成功した、同社の事例を参考にしながら解説していきます。

事例の詳細はこちらでも確認できます。

対面から非対面での受注に対応した営業支援システムが不可欠

これまでは、取引先との商談やリース契約に関する書類の取り交わしなどを、営業担当者が対面で行ってきました。しかし、コロナ禍においては対面での商談や契約の取り交わしが難しくなり、オンラインやリモートで対応する必要があります。

同社においても、営業担当者を介さずに顧客が直接リース利用の申し込みを行い、業務部門が受け付けるといったケースを想定した仕組みが検討されました。

ダイレクトに申し込みを受け付ける場合、顧客情報に契約書や期日を紐付けた一元管理が欠かせません。しかし同社では、2019年にOffice 365からMicrosoft 365へ移行した際、オンプレミス環境であるDynamics CRM（Microsoft Dynamics CRM Server 2011）との連携がうまくいかなかったという経験がありました。

早期に営業支援システムの改善が求められる中、オンプレミスからクラウドへの移行という思い切った案が検討されることになったのです。

Dynamics 365へのクラウドシフトがもたらすメリット

Dynamics 365が同社にもたらすメリットは、主に以下の3点がありました。

Microsoft製品との連携により営業活動を効率化

従来、Dynamics CRMを利用していた同社だけに、Dynamics 365への移行は非常にスムーズでした。営業現場での混乱もなく、使い慣れたDynamics CRMと同じ感覚で新しい営業支援システムを使えた点は、非常に大きなメリットです。

またOutlookなど、他のMicrosoft製品との極めて高い親和性も、Dynamics 365を選択した理由の1つ。さらに、スマートフォンからシステムを利用できるようになったことで、営業活動のすき間時間を利用して顧客情報や商談情報を入力できるようになりました。

営業施策を立てる上でも、データの収集・分析が円滑に行えるようになったことで、今まで以上に高い精度で戦略・戦術の立案が可能となったのです。

情報システム部門の業務負担を軽減

情報システム部にとっても、Dynamics 365への移行は大きなメリットがありました。もっとも大きかったのが、サーバー管理などの業務から解放されたこと。オンプレミスは、セキュリティの面で強みがあるなど、よい点もありますが、システム運用の安定性においてはクラウドに及びません。オンプレミス環境での運用は、システム保守に多くの人的リソースを割く必要があるためです。

一方で、Dynamics 365であれば、システムの運用に人的リソースを割く必要がありません。常にバージョンアップされた最新の状態でシステムを利用することができるため、運用そのものの業務負担が大きく軽減されるのです。

保守という守りの業務ではなく、企画や開発といった攻めの業務に人的リソースを配分できるようになった点は、情報システム部門にとって非常に大きなメリットになりました。

Microsoft Power Platformとの連携、拡張性の高さ

Power Platformを使うことでさまざまな業務を自動化でき、営業効率の大幅な改善が期待できます。

従来は手作業で行っていたデータの抽出もDynamics 365では自動化されました。また、抽出したデータをPower BIによって可視化することも可能になったことで、欲しい情報の検索も簡単にできて、今まで以上に営業活動に専念できる環境が生まれています。

ただし、使いこなすには、営業担当者自身が日々データを入力し、データを営業戦略の立案などに役立てていく意識を持つことが欠かせません。

同社では、まずはシステムを利用することの価値や意味を営業現場に理解・浸透させることに注力されています。より営業活動がしやすくなる未来を共有することで、Dynamics 365やPower BIが持つ拡張性を、さらに活かしていくことができるためです。

数百万件のデータ移行を1カ月で実施

Dynamics 365へのクラウドシフト実現において、既存の顧客データを正確かつ計画された期間内に移行できるかどうかは、非常に重要なポイントです。

リコーリース株式会社は40万社もの顧客を持つため、取引に関するデータは数百万件と膨大な量になっていました。加えて、データの移行期間中も新たな顧客データが増えたり、既存の取引先情報が更新されたりする状況にあったため、漏れなく安全にデータを移行することが不可欠だったのです。

移行の重要性と併せて今回のプロジェクトで唯一の不安材料だったのが、コロナ禍でのフルリモート環境でのプロジェクトだったこと。シーイーシーが講じた対策は、Dynamics CRMの開発、および運用・保守を長年にわたり務めていた前任者を呼び寄せて、プロジェクトメンバーにしたことでした。

緻密かつ詳細なデータ移行計画の策定とインポート用のバッチプログラム開発を行った上で、段階的に情報を移行する方法を取りました。その結果、1カ月以内にすべてのデータを新環境に移行することに成功したのです。
これは、シーイーシーが長年システム開発・移行を手掛けてきたからこそ実現できたと言えるでしょう。

まとめ

Dynamics 365へのクラウドシフト実現によって、得られる具体的なメリットは多岐にわたります。今回紹介したリコーリース株式会社のように、オンプレミスのDynamics CRMからDynamics 365へのクラウドシフトで多様化する営業部門の要望に応えることができ、Microsoft製品との連携により営業活動の効率が大幅に向上しました。

また、Dynamics 365へ移行することで、サーバー管理などの業務から解放されることで情報システム部門の業務負担を軽減させることができ、守りの保守業務から、攻めの企画開発業務への人的リソースを配分できるようになりました。

シーイーシーでは、お客様の将来の営業戦略や事業目的などに応じたオーダーメイドのソリューションのご提案やご相談にも随時対応しています。Dynamics 365をはじめとしたMicrosoft製品についての疑問や質問があれば、まずはお気軽にお問い合わせください。

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