ベテランテレワーカーに聞いた現場のリアル！ー二つの工夫でテレワークの課題を解決ー
テレワークの課題の解決策とは？
昨年より、在宅勤務（テレワーク）を導入する企業が急激に増えていますが、企業では「テレワークならではの問題」が数多く出てきています。
テレワーク実践中の編集部も、同様の課題があります。今回はそんな課題の解決法をさぐるべく、数年前から家族の事情で地方に移住、会社と協力してテレワークで仕事を続けてきたライターのMさんに話を伺いました。
目次
紙の資料はなくならない。意外な負担になる「プリントアウト」
編集部Mさんはもう5年以上、テレワークを続けているのですね。いま、多くの企業がテレワークを導入するようになり、さまざまな課題が話題になっています。ベテランテレワーカーとして、いまも課題に感じることはあるでしょうか。
Mさん通信環境やコミュニケーションの課題もある一方で、案外、大きな課題が「紙」です。いま、「テレワークをしても、契約書にハンコを押印するために出社しないといけない」などという声もあがっていますよね。脱ハンコのサービスやワークフローのクラウド化なんかも進んでいるのですが、実感として「紙がすべてなくなることはない」と感じています。
編集部「紙がすべてなくなることはない」と感じているのは、どうしてでしょうか？
Mさん契約書や稟議書では紙の利点もありますし、社内だけではなく、取引先に「紙での提出」を求められることもあります。その場合は、私が自宅でプリントアウトして郵送することが多いですね。私の会社は、ほとんどの社員がテレワークで仕事をしています。そんな中、自宅にプリンターが無い人もいます。そもそも個人のプリンターを、業務で活用することは問題があるのではないでしょうか。とはいえ会社が、全社員にプリンターを支給するのも現実的ではありません。さらには、プリンターを置くスペースがない場合も珍しくありません。
編集部Mさんの会社ではどのように対応しているのでしょう？
Mさん私は、出張先で資料をプリントアウトすることが多いので、コンビニで手軽に出力できる「CanDay」というサービスを、先日会社が契約しました。
世の中にはUSBメモリ経由でコンビニのコピー機から出力するサービスもありますが、こちらは、USBメモリの紛失リスクがあります。また、原本をコンビニのコピー機で印刷する場合も、資料の取り忘れの危険性を伴いますね。
私が利用しているCanDayは、あらかじめクラウドストレージに保存した資料を、簡単な出力指示でコンビニのコピー機から出力できるサービスです。USBメモリの紛失や・原本の取り忘れといったよくあるセキュリティリスクを同時に解決できるので、非常に安心して使えます。
また自宅で仕事をしている時でも、たまにコンビニに出掛けるのは気分転換になりますしね。
編集部編集部でもCanDayを利用していますが、同じように利便性を感じています。簡単な出力指示のところを、具体的に紹介していただけますか？
Mさんまずは、出力する資料を所定のクラウドストレージへアップします。その際に、出力時のプリント用の番号がメールで送付されてきます。あとは実際に、コピー機の前で、プリント用の番号を入力するだけです。つまりコードを知っている人以外は、資料を出力できないので、とても安心・安全です。
編集部コンビニで、まるで社内のコピー機で出力するかのように、利用できるのですね。ちなみにコンビニでコピーをする際の、料金の支払いはどうなるのでしょうか？
Mさん実は、出力時にコンビニでお金を払う必要もないのです。出力した費用は、まとめて会社へ請求が来ますので、その場での支払いや、のちの経費精算も不要です。この点も、使い勝手の良さですね。
編集部編集部でも最近CanDayを使い始めましたが、経費精算が不要なのは、非常に助かっています！
課題①のまとめ
テレワークを実践してみると、プリントアウトは意外と負担になると感じる方は多いようです。Mさんのように、印刷にかかわる煩雑さや、設備の準備、セキュリティーリスクまで解決できる「CanDay」を活用してみてはいかがでしょうか。
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オンライン会議での課題、ファイルの共有と背景問題
編集部ところで、Mさんの会社では、オンライン会議はどのツールを使われていますか？
Mさん過去に色々なツールを使いましたが、いまはMicrosoft Teamsに落ち着いています。
編集部Teamsに落ち着いたのは、どんな理由からでしょうか？
Mさん社内で「Office365」を導入しているので、別途アプリをインストールすることなく、Teamsが使えるという点が大きいです。
編集部Office365ユーザーならではの利点ですね。
Mさんそのまま利用できるのが利点ですが、初期設定のままでスタートは要注意のようです。あらかじめ、自社にあったセキュリティポリシーの設定や運用ルールの設計をしておくことが肝心ですし、長く運用に載せるための重要ポイントでもありますね。
編集部なるほど。事前の準備が非常に重要ということですね。では実際に、Teamsを使ってみて、どのような点がメリットと感じますか？
Mさん実際の利用観点からですと、Teamsのファイルの共有が手軽な点と、オンライン会議の背景切り替えできる点が気に入っています。
編集部ファイルの共有は、どのようなシーンで便利だと感じますか？
Mさんオンライン会議中に画面共有しながら会議を進め、新たに資料を作ったり、後ほど修正することは多いと思います。その場合、誰かがまとめて対応するという手間があるのですが、Teamsの場合、はオンライン会議をしながら、「Office365」で共有されているWordやExcelなどのファイルに、参加者がアクセスして、同時に編集することができます。誰が編集したかの履歴も残るので、あとからチェックすることも可能ですし、会議終了と同時に資料や議事録が出来上がっていることになります。会議中の快適さもありますが、会議後の作業が効率化されるのは助かります。
また、プレゼンスという機能で、誰がどんな状況（会議中・退席中など）にあるのかも共有できるので、無駄な連絡も少なくなると思います。
編集部Officeの各機能と自然に連携できているからできることですね。なるほど、会議後の情報共有も同時にできるのは大きなメリットになりそうです。スケジュールとの連動ができる点も、Office365製品群ならではかもしれませんね。
一方でオンライン会議の困りごととして、背景が写ってしまうのが嫌だという話を耳にします。さきほど、オンライン会議の背景切り替えできる点が気に入っているとのことでしたが、どのようにご対応されていますか？
Mさん実際にパーティションを買ったり、部屋を掃除したりと、案外面倒です。Teamsの場合、簡単にバーチャル背景を設定できます。他のツールの中には、切り抜きが不自然で気になってしまうものもあるのですが、Teamsだと気にならないですね。それでも、会議中に宅配便が届いてチャイムが鳴ってしまう、、、ということは避けられないですね。また、ペットが画面に登場したり、お子さんの声が聞こえることもあります。オンライン会議あるあるなので、各自で工夫するしかないですね。
編集部編集部でも、独自の背景画像を使ったり、ぼかし機能を使っています。切り抜きが自然ですので、違和感がないですよね。ちょっとしたアクシデントを楽しみつつ、Teamsの機能を最大限活用されているのですね。
課題②のまとめ
Office365（現：Microsoft365）を活用すると、オンライン会議のみならず、セキュリティに配慮したファイルの共有、相手のステータスまで同時に把握ができます。また、OutlookスケジュールやCRMのDynamics365と連動しているので、会議の日程調整や、営業活動の現状確認なども1つの画面で完結することができます。Office365をお使いの方は、より便利な使い方を試してみてはいかがでしょうか。
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最後に。テレワーク成功の鍵は「すべて変えてしまわない」こと！
編集部Mさんの経験から、テレワークが定着する秘けつはどんなところにあるとお考えですか。
Mさんテレワークだからといって、すべて変えてしまわないことです。最初に話した「紙の問題」も、紙をすべてなくしてしまおうと無理しないこと。スムーズに進めるためには、どうすればいいかを考えた結果、足りない機能・仕組みは積極的に導入し、利便性を確保。運用が回っているところは、現状を大事にしつつ、改善点があれば都度、知恵を出すといったところでしょうか。結果として、無理のないテレワークが実現できています。
編集部確かに、そうですね。新しい仕組みや運用を導入すると、慣れるのに時間がかかってしまいます。未来図編集部でも、引き続き、いかにオフィスでの業務をそのまま続行できるかということに焦点を置いて、快適なテレワークができるよう、工夫をしていきたいと思います。ありがとうございました!
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