ペーパーレス化を妨げる要因とは？印刷・スキャンに関する課題解決の事例をご紹介

2020年12月7日

コロナ禍によるテレワークの浸透や、働き方改革の影響を受けて、本格的にペーパーレス化を推進する企業が増えています。
一方で「複合機でのスキャンに手間がかかり、書類の電子化が進まない」「スキャンしたデータが複合機に残るため、セキュリティの懸念がある」「業務上、印刷物がゼロにはならず、書類の取り違えによる情報漏えいが心配」など、印刷やスキャンに関する課題を抱えている企業も多いようです。
本コラムでは、新庁舎への移転を機にペーパーレス化を実現した渋谷区役所様の取り組みを紹介します。

移転を機にペーパーレス化を推進。印刷とスキャンの環境改善が課題に

東京都渋谷区の人口は約23万人（2019年10月1日現在）。多くの人が集まる若者の街・渋谷を中心に、競争力と地域性を兼ね備えた国際都市を目指しています。
2019年1月、同区は新庁舎への移転を機にインフラを一新。「コミュニケーションの活性化」「生産性の向上」「庁舎内外を問わないシームレスな勤務」などを実現するさまざまなワークスタイル改革に取り組み、職員の働き方が一変したといいます。

とりわけ大きな取り組みとして、ペーパーレス化の推進が挙げられます。新庁舎には書類を保管するスペースが用意されておらず、書類の削減が不可欠でした。新庁舎への移転時には、数年をかけて、従来の4分の1程度にまで書類を大幅削減しました。

ペーパーレス化に取り組む中で、もっとも重要視されたのが、印刷・スキャン環境の改善です。印刷環境については、従来、次の3点が課題となっていました。

（1）印刷物の置き忘れや紛失による情報漏えい

複数人が同じ複合機を利用するため、印刷した書類の置き忘れや取り違え、紛失などによる情報漏えいが発生する可能性があり、セキュリティの観点から問題視されていました。

（2）複合機の同時使用の制限

書類の取り違えを避けるため、区民への送付書類の印刷時には、複数人が同時に実行しないよう注意していました。「複合機に特殊用紙をセットしたところで別の人の印刷物が出力されてしまう」といった失敗もあり、印刷するタイミングに配慮が必要でした。

（3）スキャン時のセキュリティ・利便性

複合機にスキャンデータが残ってしまうことがセキュリティ上の懸念となり、スキャンによる書類の電子化が定着しませんでした。また、スキャンデータを自分のPCにダウンロードする手順も煩雑でした。

新庁舎を支える、セキュアで効率的な印刷・スキャン環境。印刷の「見える化」も実現

こうした課題の解決に最適なソリューションとして、新庁舎のインフラ設計・構築を担当するベンダーが推薦したのが、シーイーシーの認証印刷ソリューション「SmartSESAME SecurePrint！Suite（以下、SecurePrint！）」と、マルチメーカー対応スキャンデータ一元管理ソリューション「SmartSESAME MultiScan！（以下、MultiScan！）」です。
セキュアかつ効率的な印刷・スキャン環境を実現できる点に加えて、官公庁や自治体への豊富な導入実績が評価されたといいます。

その後、新庁舎への移転に合わせて「SecurePrint！」と「MultiScan！」を導入。
書類の取り違えの防止やスキャンデータの自動消去、空いている複合機の有効活用など、セキュリティ強化と利便性の両立が新庁舎での円滑な業務を支えています。