J-LIS2022 シーイーシー出展レポートVol.3 ~住民サービス向上・業務量軽減を低コストで叶える「窓口業務のミライ」とは~

J-LIS地方自治情報化推進フェア2022 シーイーシー出展レポートVol.3 ~住民サービス向上・業務量軽減を低コストで叶える「窓口業務のミライ」とは~

地方自治情報化推進フェア2022 出展レポートVol.3


J-LIS地方自治情報化推進フェア2022会場の様子

2022年11月1日~2日、幕張メッセで「地方自治情報化推進フェア2022」が開催されました。『「いつでも、どこでも」から「誰でも」の世界へ』をテーマに、自治体DXを推進するソリューション展示や有識者セミナーが行われ、地方公共団体の関係者を中心に、大勢の人々が訪れました。

本記事では、自治体窓口の混雑を解消する混雑状況配信システムなど、窓口業務の改善に役立つICTソリューションを紹介した、シーイーシーの展示ブースをレポートします。

目次

業務量を軽減しながら住民サービスを向上させる「窓口業務のミライ」を提案

住民と自治体との接点として重要な窓口業務ですが、行政手続きは複雑かつ多岐にわたるため、窓口の混雑は住民の大きな不満となっていて、多くの自治体で課題となっています。

窓口業務は、ICTの利活用により共通化や標準化を進め、業務プロセスを見直すことで手続きを円滑にして、住民サービスの向上を図ることが求められています。

今回の出展で関心を呼んだブースの1つが、業務量を軽減しながら住民サービスを向上させる「窓口業務のミライ」です。ICTを活用して、業務効率化を実現する「総合窓口ソリューション」、待ち時間をリアルタイムで配信する「混雑状況配信システム」が紹介されました。

窓口を効率化し、待ち時間を短縮する「総合窓口ソリューション」

一般的な自治体窓口では、住民は、転入や戸籍の届け出といった手続きのために庁舎に出向き、順番が来るまでその場で待つしかありません。市民課・年金課・児童支援課など、複数の窓口で手続きが必要な場合もあり、待ち時間が長引く要因となります。限られた待合スペースで多くの人が待機するため、新型コロナウイルス感染拡大防止のための対策としてソーシャルディスタンスの確保も課題です。

シーイーシーの「総合窓口ソリューション」では、住民は、手続き前にWebサイトにアクセス。画面の表示に従って、用件や家族構成を選択していくと、必要な届け出と持ち物が事前に案内されます。

窓口を効率化し、待ち時間を短縮する「総合窓口ソリューション」

そのまま手続きを予約すると、QRコードが発行され、来庁時に読み取り機にかざすことで、スムーズに受付が可能です。受付票に窓口番号と順路が記載され、住民は迷わず窓口へ向かえます。順番が近づいたら、プッシュ通知を行う仕組みも導入できます。

職員は受付票のQRコードを読み取り、申請内容を確認できます。マイナンバーカードから住所・氏名を自動記入する「書かない窓口」との連携も可能です。手続きを効率化して、住民サービスを向上し、窓口職員の負荷も軽減できます。各手続きの所要時間をデータ分析し、定量的な業務改善にも活用できます。

タブレット活用で、導入・運用コストを抑えた「混雑状況配信システム」

とりわけ大きく紹介されたのが、窓口の待ち時間をリアルタイムで配信する「混雑状況配信システム」です。手続きごとに、現在の呼び出し番号、待ち人数、待ち時間などをインターネットで配信するため、住民は待ち時間の少ないタイミングを見計らって来庁できます。

ブースでは、混雑状況配信のデモを展示しました。シーイーシーでは、タブレット端末とアプリケーションによる混雑配信の仕組みを提案しています。専用機材が不要なため、導入コストを抑えられ、機器の保守も圧倒的に楽になります。タブレットの活用は、規模の大きい自治体の方から特に好評でした。

タブレット活用で、導入・運用コストを抑えた「混雑状況配信システム」01
タブレット活用で、導入・運用コストを抑えた「混雑状況配信システム」02
タブレット活用で、導入・運用コストを抑えた「混雑状況配信システム」03

待ち時間の配信&プッシュ通知で混雑を解消!千葉市役所様事例

シーイーシーの総合窓口ソリューションで、混雑解消に成功した自治体の一例が、千葉市役所様です。従来は受付の発券機から受付番号を取り、呼び出しがあるまで待合スペースで待機する必要があり、コロナ禍で三密回避が課題となっていました。

そこで、待ち時間のインターネット配信と順番が近づいたことを知らせるプッシュ通知システムを導入。シーイーシーを選定した理由は、複数の入札団体の中で最安値であり、かつ、要件を十分に満たしていたことだといいます。

導入後は、狙いどおりに混雑緩和に成功。プッシュ通知のおかげで、待合スペースにとどまる必要がなくなり、住民の利便性が大幅に向上しました。保守対応の効率化、運用コストの抑制も実現しています。

具体的にどのような成果が得られたのでしょうか?ご担当者様の「生の声」「今後の展開」など、下記のページでもわかりやすく紹介しています。ぜひご一読ください。



地方自治情報化推進フェア2022 シーイーシー出展レポート

  • URLをコピーしました!
目次