テレワークの印刷のお悩みを一挙に解決！ー営業先での打合せ資料からオンライン授業のレポート印刷までー
働き方改革の一環として導入が進むテレワーク。実施する上での印刷問題を一挙に解決できるソリューションとは？
働き方改革関連法が施行されてから2年以上が経過しています。「働き方改革」という言葉は浸透してきていますが、実際にはどのくらいの企業で導入されているのでしょうか。働き方改革の実態と、浮かび上がってきた課題について見ていきましょう。
目次
3/4以上の企業が働き方改革を実施
時間外労働の上限規制や年次有給休暇の確実な取得などを目指した「働き方改革関連法」は2018年6月29日に国会で成立しました。そして、2019年4月1日から順次施行されています。
IT専門調査会社であるIDC Japanでは働き方改革に関する調査を2019年1月に実施し、1,000社から回答を得ています。その結果を見ると、残業時間短縮やテレワーク、IT利用などで「働き方改革」を実施している企業は、全体で75.3%と2018年と比較して16.3%伸びています。特に中堅企業では、2018年から20.2%と大きな伸びを見せています。従業員数1,000人以上の大企業では78.3％、従業員100～999人の中堅中小企業では53.5％、全体では66.7％という回答でした。
また、ITの導入状況について30以上のアプリケーションやソフトウェア、デバイスについて調査した結果、全体で導入率が60％を超えたのは、「スケジュール管理」「Web/ビデオ会議」「社内ポータル」「勤怠管理」の4つで、全項目について大企業と中堅企業の導入率の差が大きく、15～20ポイントの開きがるとしています。
テレワークの導入で多様な働き方を実現
働き方改革の趣旨は生産性の向上だけではありません。さまざまな人たちの就業機会を拡大し、意欲・能力を存分に発揮できる環境をつくることで、多様な働き方を実現することも重要なポイントです。
自由な働き方としてコロナ禍以前から注目を集めている「ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）」というワークスタイルもその1つです。労働者一人ひとりの生産性最大化を考慮した「働く人中心」という考え方で、ノートPCなどのモバイルツールやクラウドサービスを使いながら、好きな時間に、オフィス内外問わず好きな場所で働きます。
>>コロナ禍で注目の働き方【ABW】とは？注意点や便利なツールを解説！
テレワークの導入が進む中で明らかになってきた課題は「書類の印刷」
多くの企業で推進されているテレワークですが、同時に「こんな場合に困った」という課題が明らかになってきました。そのひとつが“書類の印刷”です。テレワーク環境の多くは、デジタルデータでの対応ができることでしょう。しかし、お客様先やパートナー企業との商談や打ち合わせなど、プロジェクターで画面を共有することはできても、いまだに多くのシーンで「紙資料」が必要とされています。「手元でじっくり見ることができる」「複数人で同時に見て、書き込むことができる」紙資料は意外に便利で、今後も完全になくなるということは考えにくいでしょう。また大学などでのオンライン授業の導入により、学外での印刷の需要も増加してきています。
紙資料が重宝されるのは、例えば次のようなケースです。
商談の場
お客様の窓口担当者から
- 各社の情報を「比較」しやすいように、紙で資料を用意してほしい
- 部長も打ち合わせに参加するので、「情報共有」しやすいように紙を用意してほしい
- 紙の方が複数頁を俯瞰できるので提案内容を「理解」しやすい
というような理由から、紙資料の用意を求められることも少なくありません。
また見積書や請求書、申込書などは押印やお客様の署名が必要になる帳票類は、紙で用意することが多いのではないでしょうか。
店舗でのPOPやチラシの印刷
スーパーや小売店などの店舗では、POPやキャンペーンチラシの印刷が必要となります。
POP・チラシのために支店・事務所に立ち寄らなければならない場合や、営業担当者が大量のチラシを持ち歩かなければいけないといったケースも多く見られます。またストックのための置き場や、キャンペーン終了後のチラシの在庫問題などもあるようです。
MR（Medical Representative／医薬情報担当者）
外回りの多いMR職のお悩みになりがちなのが出先での印刷です。営業車にプリンターや紙を載せて持ち運んでいるケースが見られます。また大切なデータをUSBで持ち運んでいるため、盗難や紛失が心配という方も多いのではないでしょうか。
大学のオンライン授業
オンライン授業の導入に伴って、キャンパス外でのレジュメやレポートなどの印刷需要が高まっています。自宅にプリンターがない学生も多く、ある大学では資料の印刷ができないことは「授業の受講に支障がある」として、学生から指摘の声があがったといいます。こうした印刷課題の解決は大学側の急務と言えます。
コンビニのデジタルサービス活用で、テレワーカーの印刷にまつわる問題を解決
このようなテレワークをめぐるプリントアウト問題を一挙に解決できるのが、コンビニプリントの仕組みを利用したサービスである「CanDay（キャンデイ）」です。
CanDayは、コンビニエンスストアのマルチコピー機を活用した、セキュアなデジタルサービスプラットフォームです。国内コンビニエンスストアの94％にあたる約5万店舗で、プリントやスキャン、データ管理など、さまざまなデジタルサービスが利用できます。テレワーカーや外回り／出張中の社員が、簡単かつ安全に印刷を行える点がCanDayの大きなメリットです。
「CanDay Print for Biz」は、コンビニエンスストアのマルチコピー機を使って、クラウドストレージにあるドキュメントの印刷、書類のスキャン、データ管理を実現する法人向けのセキュアなデジタルサービスプラットフォームです。その機能を活用し、ファイル共有クラウドストレージ（Box、Microsoft OneDrive、Dropbox、Google ドライブ）上に保存したデータを、その場でコインチャージすることなくコンビニで便利にプリントすることが可能です。テレワークなどの「働き方改革」を推進している企業にとって最適なサービスだといえるでしょう。
CanDay Print for Bizの企業での導入事例
キリンビジネスシステム株式会社では、CanDay Print for Bizを導入し、外回りの営業担当の業務効率化を実現しました。オフィスと訪問先が離れている営業担当や、複数の訪問先を回る営業担当にとって、わざわざオフィスに立ち寄る必要がなくなり、移動時間の短縮などの効率化だけではなく、ストレス軽減にも一役買っているそうです。
CanDay Print for Bizの大学での導入事例
コロナ禍により、大学などの教育機関では対面授業から、オンライン授業や授業動画の配信を取り入れている学校が増えています。学校法人 東京理科大学ではコロナ禍で大学に通学できない学生に対し、コンビニエンスストアのマルチコピー機でプリントできるサービス「CanDay Print for Biz」を活用し、また、「Box」と連携することによってセキュアな印刷環境を導入することに成功しました。
CanDay Print for Bizの利用イメージ（BOXプリントの場合）
- Boxアプリケーションサイト から「CanDay Print for Biz」を追加。
- Boxからコンビニ印刷対象の文書を選択し、Box上からCanDayを起動。
- CanDayより発行された番号をコンビニエンスストアの複合機に入力して、印刷。
- 後払い請求のため、領収書の保管や精算が不要。ログが残るので管理しやすい。
まとめ：プリントソリューションの活用で働き方改革を推進
テレワークを導入する際に、書類の印刷をどう実現するか。その問題は、全国のコンビニで機密書類をセキュアにプリントアウトできるCanDayを活用することで、一挙に解決できます。
テレワークをスムーズに実現し、「働き方改革」を一歩前進させるために、シーイーシーのプリントソリューションを活用してみてはいかがでしょうか。
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