Teams活用事例を紹介！Dynamics 365との連携で営業組織を強化

コミュニケーションツールとして利用されるMicrosoft Teams。その用途はさまざまで、部署やプロジェクトごとにチームを作ってコミュニケーションを取ったり、他のMicrosoft製品と連携して使うなど、幅広く活用できます。
下記記事で、Teamsの基本的な活用方法から実践例などを解説しています。

そこで今回は、「営業部での活用」に焦点を当て、営業組織を強化する方法をご紹介。

このような疑問にお答えします。営業推進のプラットフォームとして使えるTeams。さらに便利にカスタマイズして、生産性を向上させましょう。

Teamsは営業活動のプラットフォームになる

社内のコミュニケーションツールとして導入されているケースが多いMicrosoft Teamsは、営業活動を推進するあらゆるシーンでも活用できます。使い方次第では業務プラットフォームとしての役割を担えるツールです。

例えば、さまざまな「チーム」や「チャネル」を作り、日々の営業活動に活かしている営業組織もあります。シーイーシーでも、営業部用の「チーム」やマネジメント層向けの「チーム」、日報や案件相談用の「チャネル」といった形で業務・内容に相応した情報共有の場を作っています。

チャットコミュニケーションだけではなく、チームの資料格納場所としても機能するため、常に最新版の営業提案資料をTeamsに保存して更新バージョンを統一させたり、複数人がチームとして提案活動をする場合の共同作業も可能です。ExcelやPowerPoint、SharePointといったオフィス製品を始め、PlannerやOneNote、Dynamics 365などをTeams上で開くことができるため、Teamsから動くことなくさまざまなアプリケーションへアクセスできます。

このように、Teamsは営業活動におけるプラットフォームとして機能し、業務効率化や複数ツールを使用する際の無駄を省くことにつながります。Teamsの標準機能を活用するだけでコミュニケーションや情報・ノウハウの共有を活発化でき、生産性向上に寄与するでしょう。

TeamsとDynamics 365の連携で営業や育成の効率アップ

営業としてTeamsを最大限活用する場合、SFAツールとの連携が一番効果的でしょう。Teamsは、Microsoftが提供するDynamics 365とのシームレスな連携に強く、営業活動プラットフォームとしての活用を加速させます。特に、営業メンバーの育成シーンにおいて効率がアップします。

例えば、Teams上でリアルタイムの営業活動状況を確認。商談内容や気になる点、進んでいない案件へのアラートなど、Teams上から確認し、チャットでフィードバックを送ることができます。商談記録をチェックしつつ、チャットで「前回の商談で提示した見積書の反応はどうだったか？」といったコミュニケーションを取れます。営業のリードタイムを可能な限り削減し、機会損失を防ぐスピード感で運用できるでしょう。

また、開発を加えることでさらに活動の幅が広がります。見積書や契約書の顧客提出前の承認から出張や残業などの承認申請など、上長承認のワークフローをTeams上で完結させると、Teamsの利便性が向上します。営業メンバーのDynamics365への情報入力をトリガーに、次の顧客に取るべきアクションや送る資料のサジェストを出すことも可能です。

このように、TeamsとDynamics 365の連携を強化して機能をフル活用することによって、営業活動やメンバーの営業スキル育成の効率を高め、成果の最大化につなげることができます。

TeamsとDynamics 365活用事例：営業育成コストを大幅カット！

TeamsとDynamics 365の連携を強化し、OJT部分のほとんどを自動化して育成コストをカットした事例があります。
OJTを現場に任せている多くの企業で発生する問題の一つとして、営業活動の属人化によるスキルや成果のバラつきがあります。その理由は、現場社員のスキル差や、OJTに割ける時間差、教えられる側のスキル差などによって、成長度合いや営業プロセスがまちまちになってしまうことが原因です。

そこで、もともとSFAとして使っていたDynamics 365とコミュニケーションツールとして使っていたTeamsの連携を強化。Dynamics 365に入力された情報をトリガーに、次の行動を促す通知がTeamsにアラートされる仕組みを開発しました。

例えば、トッププレーヤーの受注確度が高い行動を分析し、「商品Aに関する商談をした3日後に資料Bを送る」という行動が重要であることがわかれば、「商品A」を提案した商談記録がSFAに入力されると、3日後に資料Bを送る行動アラートを営業に対して自動で出すような仕組みです。さらに、AIに受注確度の高い行動を分析させることで、営業に促す行動の精度が高まります。

こういった仕組みを導入することで、OJTの自動化に成功。育成にかかっていた時間を大幅に短縮することができます。さらに、資料や事例を探す手間の削減や、誰でも一定の成果を出せる標準的な営業活動ができるようになります。
上記は一例ですが、Teamsを営業活動のプラットフォームとして育てていくことで、業績向上に貢献できるツールとなるのです。
下記の記事でさらに詳しく解説しています。

まとめ：TeamsとDynamics 365を駆使して営業組織強化

活用の汎用性の高いTeamsは、単なるコミュニケーションツールとしてとどめておくには惜しい製品です。さまざまなアプリケーションと連携していくことで、その価値は何倍にも膨らみます。
活用例はこちらの動画でも解説していますので、合わせてご覧ください。

コロナ禍で営業組織強化のニーズが高まりつつあります。特にオンライン営業が前提となりつつある現代において、作業の効率化や生産性向上にツールの活用は必須です。Teamsをすでに導入されているのであれば、今回ご紹介した連携をフル活用して、生産性向上の一助としていきましょう。

もちろん、営業部門以外にもさまざまな場面で応用して活用することが可能です。Teamsの導入や連携、強化については、下記からご相談可能です。ご紹介した例に限らず、各企業にあったTeamsを作っていきましょう。