Power Platformで何ができる？業務効率化の活用事例6選と導入のポイント

業務の属人化や慢性的な人手不足、紙やExcelを使った煩雑な作業に課題を感じている企業は少なくありません。こうした現場の悩みを解決する手段として注目されているのが、Microsoftが提供するPower Platformです。

さらに、Microsoft 365をはじめとした各種サービスとの連携もしやすく、現場に合った柔軟な仕組みを構築できます。
この記事では、Power Platformの各種機能を活用した具体的な事例をもとに、導入によって得られるメリットや、業務効率化につながるポイントを分かりやすく紹介します。

Power Platformの機能や特長については、以下のページもご確認ください。

Power Platformでできる主な業務効率化

Power Platformを活用すると、業務アプリの作成、申請や承認の自動化、データの可視化・分析、問い合わせ対応の効率化などを進められます。

Power Platformは複数の製品で構成されており、解決したい課題に応じて使い分けたり、製品を組み合わせたりできます。例えば、Power Appsで入力した情報をPower Automateで処理し、Power BIで集計・可視化する構成が考えられます。

一方、すべての業務へ一律に導入するのではなく、手順がある程度決まっており、繰り返し発生している業務から対象を選ぶことが重要です。

製品	この記事で扱う活用例
Power Automate	申請・承認、通知、データ転記などの自動化
Power Apps	点検、報告、申請などに使用する業務アプリの作成
Power BI	業務データの集計、グラフ化、ダッシュボード表示
Copilot Studio	社内外からの問い合わせや情報検索の支援

Power Platformは、解決したい業務課題に応じて製品を使い分けたり、複数の製品を組み合わせたりできます。ここからは、Power Automate、Power BI、Copilot Studio、Power Appsなどを活用した業務効率化の事例を紹介します。

Power Platformによる業務効率化の活用事例6選

Power Platformは、申請・承認の自動化、データの可視化、問い合わせ対応、現場向けアプリの作成など、さまざまな業務改善に活用できます。ここでは、各製品をどのような課題に活用できるのか、6つの事例を通じて紹介します。

Power Automateによるワークフローの自動化

Power Automateは、申請・承認、通知、データ連携、ファイル処理など、一定の条件に基づいて発生する業務を自動化するためのサービスです。デスクトップ上で行う定型操作の自動化にも活用できます。

伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社様では、Power Automateを使用してRPAの開発を内製化できる基盤を構築するとともに、現場のニーズに合わせたシステムの導入を進められる体制を整備しました。

同社ではRPAの導入は進められていたものの、開発や運用がベンダー任せとなっていました。そのため、自社のニーズにマッチしたRPAを開発するという発想は生まれにくかっただけでなく、他業務の合間をぬってRPAを内製化すること自体が難しい状態でした。

そこで導入されたのが、Power Automateです。ローコード開発が可能なため、社内開発でも十分なクオリティのRPAを実装できるようになったうえ、ベンダーから研修や開発トレーニングなどの支援を受け、開発環境の自立化を進めることができました。

結果、Power Automateによる各種業務の自動化が速やかに進み、今では年間で数千時間の業務削減が実現しているということです。

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Power BIによるデータの可視化と分析

Power BIは、複数のデータを集計し、グラフやダッシュボードとして可視化するためのツールです。例えば、販売実績や業務量、進捗状況などを継続して確認する用途に活用できます。

業務データを可視化することで、部署やチームごとの状況を比較し、課題が生じている領域を把握しやすくなります。ただし、分析結果の精度は、収集するデータや集計条件によって異なります。

従業員の活動データを扱う場合は、可視化の目的、利用するデータ、閲覧できる人、保存期間などを明確にし、社内規程やプライバシーにも配慮する必要があります。

Copilot Studioによる問い合わせ対応の改善

Copilot Studioを活用すると、社内外からの問い合わせ対応や情報検索を支援するAIエージェントを構築できます。よくある質問への回答や必要な情報への案内をAIエージェントが支援することで、担当者は個別の判断が必要な問い合わせへ対応しやすくなります。

導入時は、AIエージェントが参照する情報、回答できる範囲、利用者の権限、担当者へ引き継ぐ条件をあらかじめ設計することが重要です。すべての問い合わせをAIエージェントだけで完結させるのではなく、有人対応と役割を分けて運用します。

Power Appsによる業務アプリのモバイル対応

Power Appsを活用すると、業務アプリケーションをローコードで作成し、モバイル端末から利用する仕組みを構築できます。利用する端末やアクセス権限に応じて、現場から必要な情報を確認・入力できます。

例えば、フィールドセールスの担当者が、訪問先から顧客情報を確認し、対応内容を入力するアプリを構築できます。

大手交通機関では、インフラ点検の品質向上と負担削減を実現すべくMicrosoft AzureのAIサービスと、Power Appsを使ったソリューション開発の内製化に取り組んでいます。

従来、同社が地下鉄の各路線の点検業務で実際に行っていたのは、地道な目視確認による点検作業でした。線路を歩き、目視確認をし、その情報を記録するという作業は、少子高齢化による労働力不足が進む近年では維持することが難しいと考えるようになってきたのです。

そこで同社が着手したのは、人間の目視確認とAIを融合させたソリューション開発の内製化です。ローコードでアプリ開発ができるPower AppsとAzureの画像認識モデルを組み合わせて、AIによる異常検知ができる仕組み作りに取り組んできました。

ローコードでの開発が可能とはいえ、AIを組み合わせた業務アプリを構築する場合は、データや画像認識モデル、精度検証、運用方法に関する専門知識が必要になることがあります。同社ではMicrosoftからのサポートも受けながら試行錯誤を繰り返してAIソリューションの開発を実現し、一定の成果を得ることができました。

同社では、Power AppsとAzureのサービスを組み合わせ、現場で利用するアプリとAIによる画像認識を連携した検証を進めました。現時点では本格的な実用化に向けた検討段階であるものの、現場の点検業務へAIを活用するための取り組みが進められています。

関連する事例について詳しくはこちら

Power Platformによる顧客情報の共有

Power AppsやPower Automateなどを活用すると、複数部門が入力・参照する顧客情報の管理プロセスを構築できます。営業、マーケティング、カスタマーサービスが必要な情報を確認しやすくなることで、担当者間の情報共有を支援できます。

顧客情報を扱う際は、すべての利用者へ同じ情報を公開するのではなく、部門や役割に応じて閲覧・編集権限を設定することが重要です。また、既存のCRMや基幹システムと情報が重複しないよう、どのシステムを正しい情報源とするかを決める必要があります。

顧客情報の管理についてはこちらの記事でも触れています。

Power Platformによる電子帳簿保存法への対応

Power Platformは、電子取引データや帳簿に関する業務を電子化・自動化する仕組みの構築にも活用できます。実際に電子帳簿保存法へ対応する際は、対象となる書類やデータを確認し、法令上の保存要件を満たす運用を設計する必要があります。

電子帳簿保存法について詳しくは下記の記事で解説しています。

Power Platformで構築したアプリや自動化フローを活用すると、データの入力、承認、保存など、一連の業務を見直せます。紙やExcelなどに分散していた情報を集約し、定型的な入力や通知を自動化する方法も考えられます。
ただし、デジタル化するだけで法令へ対応できるとは限りません。保存するデータ、検索方法、訂正・削除の履歴、社内の運用ルールなどを確認したうえで仕組みを構築することが重要です。

伊藤忠丸紅鉄鋼株式会社様では、紙ベースの文書保存から電子での保存への移行を考えており、柔軟性・拡張性・Microsoft 365との統合が可能であることからMicrosoft Power Platformをツールとして選択されました。早い段階から電子帳簿保存法への対応を見据えての決定でした。

事例について詳しくはこちら

自社に近いPower Platform活用事例を探している方へ

Power Platformの活用方法は、対象となる業務や内製化の範囲によって異なります。課題別の導入事例をまとめた資料で、自社の業務に近い活用方法をご確認ください。

Power Platform導入時の注意点

Power Platformは、企業や部門の課題に合わせて業務アプリや自動化フローを構築できます。一方、利用範囲を明確にせずに導入すると、管理されていないアプリの増加や、権限設定、ライセンスなどが課題になる場合があります。導入前に確認したい主なポイントを紹介します。

対象業務を明確にする

最初から全社へ展開するのではなく、業務手順と課題が明確な業務を選びます。作業時間、転記回数、承認の待ち時間、ミスの発生件数など、導入前後を比較できる指標も決めておくことが重要です。

アプリやフローの管理ルールを決める

現場でアプリや自動化フローを作成できる環境では、作成者、管理者、利用部門、更新方法、利用を終了する条件を決めます。管理ルールがないまま利用が広がると、担当者が不在のアプリや、同じ目的を持つアプリが増える可能性があります。

権限とデータの取り扱いを整理する

アプリや自動化フローで扱うデータを確認し、閲覧・編集できる利用者を適切に設定します。個人情報や機密情報を扱う場合は、社内規程やセキュリティ要件も確認します。

内製化する範囲を決める

部門内の小規模な業務改善は現場主導で進め、全社利用や複雑なデータ連携、重要業務に関わる開発は、情報システム部門や専門家と進めるなど、開発の難易度に応じて役割を分けます。

必要なライセンスを確認する

使用する製品や機能、接続するデータ、利用者数などによって、必要なライセンスが異なる場合があります。開発を始める前に、実現したい内容とライセンス条件を確認します。

Power Platform関連のよくある質問

Power Platformで何ができますか？

Power Platformは、業務アプリの作成、申請・承認や通知の自動化、データの集計・可視化、問い合わせ対応を支援するAIエージェントの構築などに活用できます。適した製品は、対象業務や扱うデータ、利用者によって異なります。

Power Appsで作れるものは何ですか？

Power Appsでは、点検記録、日報、申請、在庫管理、案件管理などに使用する業務アプリを作成できます。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットから情報を入力・閲覧するアプリも検討できます。

Power PlatformとPower Appsの違いは何ですか？

Power Platformは、Power Apps、Power Automate、Power BI、Power Pages、Copilot Studioなどで構成されるプラットフォームです。一方、Power AppsはPower Platformを構成する製品の一つで、主に業務アプリの作成に利用します。

Power Platformはどのような業務に向いていますか？

手順がある程度決まっており、繰り返し発生する業務に活用しやすい傾向があります。例えば、申請・承認、データ転記、点検記録、定期集計などです。導入前に現在の業務手順と例外処理を整理することが重要です。

Power Platformの導入は何から始めればよいですか？

最初に解決したい業務課題を決め、現在の手順、担当者、利用するデータ、作業量を整理します。その後、小規模な業務で検証し、効果と運用上の課題を確認してから対象範囲を広げます。

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Power Platformを導入するならシーイーシーにお任せください

「Power Platform」の運用に際してはマイクロソフト社のサポートも受けられますが、それだけでは不安が残るという方も少なくありません。

Power Platformの対象業務選定や運用設計、内製化の進め方に不安がある場合は、外部の専門サービスを活用する方法があります。自社だけでは判断しにくい部分の支援を受けることで、導入準備や運用体制を整理しやすくなります。

シーイーシーでは、Power Platformの導入、開発、内製化、運用に関する支援を提供しています。自社の課題や開発体制に応じた進め方をご相談いただけます。

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まとめ

Power Platformは、申請・承認の自動化、業務アプリの作成、データの可視化、問い合わせ対応の支援など、さまざまな業務改善に活用できます。重要なのは、最初から広い範囲へ展開するのではなく、自社の課題と業務手順を整理し、効果を確認しやすい業務から取り組むことです。
また、現場での内製化を進める場合は、アプリや自動化フローの管理ルール、権限設定、ライセンス、保守体制も検討する必要があります。自社に適した活用方法を判断しにくい場合は、事例資料を参考にしたり、専門家へ相談したりしながら導入計画を整理しましょう。

デジタル化や同製品を使ったDXのイメージがつかみにくい場合には、Power Platformの導入や運用に詳しいプロフェッショナルの支援を検討してみることもおすすめです。必要に応じて支援サービスの利用をご検討ください。

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